Smlouvy s našimi zákazníky jsme podepisovali mnoho let klasickou cestou. Máme šablony v LibreOffice, do kterých se doplní údaje protějšku, drobně se podle potřeby upraví znění smlouvy a vytvoří se pdfko.
Pak jsme PDF soubor poslali protější straně. V několika málo případech došlo k jejímu doplňování:
- buď přímou editací pdfka a zaslání nového pdfka,
- nebo pouhým zasláním připomínek typu „přidejte tento odstavec“
Dokument jsme zapracovali a poslali k finálnímu podpisu. Ten proběhl vytištěním celé smlouvy, ta prošla podepisovacím procesem ve firmě a vrátila se k nám naskenovaná opět v pdfku. Později, jak se zkrátil počet hodin v jednom dni ;-), se nám začala vracet pouze poslední stránka se jmény lidi a jejich podpisy. Na víc už čas nezbyl.
Moderní podepisování není na poště
Dlouho mě to celé štvalo a chtěl jsem to celé zjednodušit. Přečetl jsem si podmínky pro získání ověřeného elektronického podpisu a vydal jsem se na poštu stresovat úřednice. Skončil jsem velmi brzy – podpisy jsou vázané na konkrétní osobu a e-mail, takže to naši situaci neřešilo – podpisovat jsem chtěl různými e-maily, případně jsem potřeboval, aby stejným e-mailem podepisovala kolegyně. Kořeněné to bylo tím, že jako zaměstnanec by musela mít plnou moc, dostavit se na poštu.. a tam někde jsem skončil.
Šel jsem na to špatně, protože pár firem posílalo dokumenty podepsané elektronicky, ale nikoliv „pravým“ elektronickým podpisem, podloženým certifikátem Jedinečné Autority (OMG proč to musí být zrovna pošta), ale prostě obecně akceptovaným elektronickým podpisem… a v ten okamžik jsem si uvědomil, jak si to celé komplikuji.
Jasně – digitální, nikoliv elektronický podpis!
Digitální podpis
Pak mi teprve vyskočila vazba na DocuSign a najít českou variantu DigiSign už bylo rychlé. Mají bezplatný tarif, který nám zatím stačí, používání je snadné a proces rychlý:
- Každý dokument je „obálka“, přidají se příjemci (jméno, e-amil, telefon), text e-mailu, který je vyzve k podpisu.
- Do dokumentu se umístí pole, mně zatím stačila jen pole pro podpisy obou stran.
- Po dokončení se oběma stranám pošle smska (opět lze nastavit i e-mail) výzvou k podpisu.
- Podepsat lze na mobilu i počítači – podpisem je „krákanec“ prstem na displeji, lze ho uložit a později používat.
- Po podpisu všech stran se vytvoří auditní záznam s časovou značkou, IP adresou, identifikací prohlížeče a dokladem, že uživatel byl skutečně autorizovaný.
Výsledný dokument je ke stažení v PDF, společně se záznamem. Obojí zůstává i v aplikaci, kterou lze bohatě nastavovat – ale pro rychlé použití stačí pět minut. Kromě toho má aplikace své REST API, takže lze dokumenty podepisovat z vlastních aplikací.
Shrnutí pro foundery
- Pro podepisování smluv ve firmě nepotřebujete nutně elektronický podpis.
- DigiSign.cz nabízí ověřené a právně zajištěné podepisování smluv.
- Služba má taky své REST API pro integraci do vaší aplikace.
- Není to jediná firma, těchto služeb je víc.
- Přínos je vysoký, vstupní bariéra nízká, využijte to. Říkají tomu digitalizace 🙂